Saber como não estourar o orçamento do evento é indispensável para qualquer produtor de eventos, afinal, não tem como organizar um evento de sucesso sem levar em conta o orçamento. É por isso que esse fator deve fazer parte do planejamento desde o princípio, além de ser constantemente analisado e até reavaliado no decorrer na organização.

Antes de descobrir como não estourar o orçamento do evento, você precisa entender como ocorre a construção desse elemento tão importante para que o evento tenha o êxito esperado. Primeiramente, lembre que o orçamento deve ser adaptado conforme as necessidades para realizar o evento em questão.

Em seguida, não esqueça que tais necessidades também devem se basear no orçamento disponível, pois há casos em que é preciso de jogo de cintura para alterar seu plano de ação de acordo com o dinheiro que pode ser gasto, já que nem sempre existe grana suficiente para colocar todas as ideias em prática.

O ideal é atingir um equilíbrio entre o orçamento e as necessidades de cada evento, pois sem uma sintonia entre esses dois aspectos, dificilmente você conseguirá fazer o evento como você imaginou. E mesmo quando não consiga, é possível alcançar resultados satisfatórios se existir a sintonia citada.

Caso você não seja capaz de gastar conforme as necessidades e nem adaptar as necessidades do momento em função do dinheiro disponibilizado, é melhor se preparar para uma grande bagunça e muita dor de cabeça, visto que problemas ligados ao orçamento afetam todo o andamento da produção de um evento.

Mas quais fatores devem ser observados para assegurar esse equilíbrio? Bem, você deve considerar as receitas do evento, assim como todas as despesas, desde as previstas até as despesas que surgirem nas várias etapas do evento. Quanto mais organizado e baseado em dados concretos for o seu orçamento, melhor será a chance de evitar contratempos, tanto na pré-produção, quanto na pós e até durante o evento.

Além de fazer um levantamento de informações que permitem a criação de um orçamento realista, por meio da checagem e comparação de inúmeros valores reais, também é recomendável verificar eventos anteriores do mesmo estilo. Assim, será mais simples evitar erros relacionados a gastos e custos. Veja abaixo algumas dicas de como não estourar o orçamento do evento

1. Plano de ação flexível

Em vez de elaborar um plano de ação que não possa ser mudado de acordo com os imprevistos, elabore um plano de ação flexível. Dessa maneira, você terá condições de reduzir despesas nos momentos certos. E, mais do que isso, você será capaz de identificar quais fatores permitem reduções maiores.

A flexibilidade ainda deve estar presente na escolha das opções para cada ação. Assim sendo, tente criar um orçamento que já inclua opções distintas para diferentes elementos que exigem gastos. Ao fazer isso, você não ficará preso a uma única alternativa, podendo recorrer à opção mais adequada para a situação em que você se encontrar.

2. Prevenção é o melhor remédio

É melhor prevenir do que remediar, não é mesmo? Pois isso também deve ser aplicado na criação do orçamento do evento, uma vez que a solução de problemas financeiros nem sempre aparece quando a gente deseja. Pensando assim, que tal se preparar para o pior e controlar seus gastos com o maior cuidado possível?

Todo e qualquer gasto deve ser pensado previamente, a fim de possibilitar sua ação caso ocorra um imprevisto. E outra recomendação nesse sentido é justamente definir seus eventuais gastos com base em valores que permitam pagamentos tranquilos, sem que você tenha que comprometer o pagamento de outra coisa por causa do preço alto de uma despesa. Para tanto, aconselha-se definir possíveis gastos a partir de opções de preço mais elevadas. Por quê? Simplesmente porque é melhor se preparar para gastos altos do que se surpreender negativamente caso eles realmente sejam necessários.

3. Organização do início ao fim

Produzir um evento é muito trabalhoso, não é? Então, você já pensou em aliviar o trabalho todo com recursos que facilitam o seu êxito? É o caso de planilhas financeiras, que servem para que você mantenha todos os gastos e custos devidamente organizados. Desse jeito, você poderá acompanhar o andamento financeiro com menos estresse. Para auxiliá-lo no planejamento financeiro do evento, nosso time desenvolveu uma planilha completa de planejamento financeiro que irá ajudá-lo na hora de calcular os gastos com seu evento.

Só não se esqueça de salvar os arquivos a cada novo passo e cada alteração feita no documento, além de deixar sua planilha financeira salva em diferentes locais. Não adianta nada fazer todo o resto de forma certa e perder tudo por causa de distração ou até devido a problemas no computador, por exemplo. Logo, salve os dados no seu computador pessoal, em e-mails e até em folhas de papel, desde que os dados estejam sempre à sua disposição.

4. Necessidade em primeiro lugar

É claro que é tentador gastar com coisas atraentes, como aparelhos de última geração e muitas outras tentações. Porém, sempre reflita sobre o que realmente é indispensável para cada evento. A necessidade deve ficar em primeiro lugar na sua lista de prioridades, com a finalidade de evitar gastos exorbitantes e, consequentemente, um estouro no seu orçamento.

Custos de aparelhos, de contratos, da equipe, da decoração, dos artistas e outros convidados, da divulgação, e muitos outros acabam prejudicando o seu orçamento se você não tiver foco ao tomar decisões referentes aos gastos prioritários. Ao fazer isso para todas as despesas, você evitará que um dos gastos prejudique o pagamento de outro. Portanto, veja não só as despesas isoladas, mas o conjunto delas.

A partir dessas dicas você estará mais apto a garantir o êxito do seu evento, graças a um controle do orçamento. Conte suas experiências sobre isso e retorne ao site para verificar novas dicas para a produção de eventos.

Fonte: Vivian Fiorio para o site produzindoeventos.com.br